fundamentos de la administración

La Administración (lat. ad, ‘hacia’, ‘dirección’, ‘tendencia’, y minister, ‘subordinación’, ‘obediencia’) es la ciencia social aplicada o tecnología social que tiene por objeto de estudio las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización. La palabra administración proviene del latín ad ‘hacia’, ‘dirección’, ‘tendencia’, y minister ‘subordinación’, ‘obediencia’, ‘al servicio de’; y significa ‘aquel que realiza una función bajo el mando de otro’; es decir, ‘aquel que presta un servicio a otro’, ‘estar al servicio de otro’ —de la sociedad, haciéndola más productiva (eficiencia), para el cumplimiento de sus objetivos eficacia Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que: • Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (Análisis DAFO). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente. • Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio,3 que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. • Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones. • Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales. El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares. Relación de la administración con otras ciencias El éxito de una disciplina social y en particular de las que realiza la Administración en una organización o empresa, depende de dos elementos importantes: • a) De las "personas" que llevan a cabo y la dirigen sus actividades y • b) De las "cosas" o bienes y/o servicios de las que se valen. Por lo tanto, es necesario precisar y describir las relaciones que tiene la Administración con otras ciencias y disciplinas que guardan con ella gran parecido. A continuación, desde luego que la administración conocida también como ciencia social, se encuentra relacionada a muchas ciencias y disciplinas a continuación describiremos su relación con algunas disciplinas importantes: • 1) Administración y Sociología. La Sociología es el estudio científico de la Sociedad humana; de la vida social (comportamiento) de los seres humanos, el estudio del hombre en sus relaciones sociales, de la naturaleza social del hombre en el conjunto de las relaciones sociales y como sujeto y creador de la historia. A partir de ello, la Administración aprovecha de los análisis y las leyes establecidas por la Sociología sobre el comportamiento social, ya que le sirve para lograr su fin específico, que es la óptima coordinación de las personas y los recursos. A su vez la Administración le proporciona a la Sociología los principios, las técnicas y experiencias obtenidas en la coordinación. Es así que, se explica plenamente la Sociología Industrial como una especialidad de la Sociología, ya que por su importancia práctica, analiza los fenómenos sociológicos que se presentan al interior de una organización o empresa; aportando con ello una gran ayuda a la Administración y las personas. Finalmente, de lo mencionado, resulta que es imposible estudiar la Administración, si acaso no se tiene un conocimientobásico de la Sociología. • 2) Administración y Derecho. El Derecho es una de las ciencias sociales, su razón de ser es normar la conducta de los hombres en sus relaciones en la sociedad. Es un conjunto de normas para encauzar (lo que debe o no hacerse), conciliar y resolver los conflictos de intereses divergentes, contradictorios o antagónicos de los individuos y grupos coexistentes en la sociedad. Sin estas normas, los conflictos sólo tendrían como modo de resolverse la arbitrariedad y el uso de la fuerza, lo cual llevaría a la desorganización social, al caos. Por lo expuesto, el Derecho proporciona a la Administración, la base y estructura jurídica indispensable para que cualquier organismo social o empresa pueda ser administrado. A su vez, la Administración da al Derecho la eficacia jurídica de las normas, principalmente de aquellas que tienden directamente a las empresas y la organización de la Sociedad. Sin embargo, la Administración no es puramente jurídica, sino que busca estimular la cooperación espontánea, activa, precisa y, sobre todo, eficaz de quienes forman una empresa u otro organismo social para lograr eficiencia en la coordinación. Finalmente decimos que, una Sociedad sin Derecho es inconcebible, también para la Administración. Hasta aquí hemos conocido que la Sociología y el Derecho, relacionados con la Administración, son dos disciplinas base y que la Administración sólo puede darse precisamente "en un organismo social o empresa jurídicamente estructurado". • 3) Administración y Contabilidad. La Contabilidad está ligada al estudio de los negocios, sean industriales, comerciales, bursátiles, etc., por lo tanto es un auxiliar muy importante ; es una tarea que se ocupa de registrar todas las operaciones mercantiles que realiza el industrial o comerciante lo cual hace que el Contador debe estar relacionado y compenetrado de las características del negocio que ocupa sus servicios. Del mismo modo, la rama más difundida y más sencilla de la contabilidad es la que se refiere al registro de las operaciones comerciales y el estudio de los resultados de dichas operaciones. Por lo mencionado, la Administración se encuentra relacionado íntimamente a los negocios lo que significa que una empresa industrial que produce un Bien o una empresa comercial que presta un Servicio, necesariamente debe llevar a cabo sus actividades productivas y comerciales con un adecuado registro y la presentación de sus estados financieros de tal manera que los administradores o gerentes de las empresas tomen las decisiones más aconsejables en el tema económico y financiero. • 4) Administración y Economía. La Economía es una disciplina que estudia desde muchos puntos de vista: Los modos de producción, el alcance y su contenido de sus ramas distintas. Incluye la vida humana y de la sociedad, las relaciones sociales para la producción, el intercambio, la distribución de los recursos y el consumo de productos. Así mismo, describe como Ley económica básica a "obtener el resultado máximo con el esfuerzo o recurso mínimo" Por lo tanto, la Economía aplica esta Ley a la producción, la distribución y el consumo de los bienes materiales. En cambio la Administración emplea esta ley para lograr la máxima eficiencia de un organismo social o una empresa, al margen de que puedan tener o no fines económicos, lo que quiere decir que todo administrador necesita contar con el auxilio de la Economía. • 5) Administración y Psicología. La Psicología es la ciencia que estudia los fenómenos psíquicos, su formación, la forma en que se produce, su desarrollo y sus contenidos, o sea, es el tratado acerca del alma. En resumen, es el estudio de la conducta humana en general. Por lo expuesto, la Psicología brinda a la Administración: Técnicas de carácter psicológico (aplicación de baterías psicométricas), Análisis psicológico de algunas técnicas administrativas (el efecto-halo o la tendencia central en la calificación de trabajadores, supervisores o desarrollo de ejecutivos) y Conocimientos y técnicas psicológicas para comprender mejor a los subordinados, motivar, orientar, resolver sus problemas y lograr la cooperación para una coordinación adecuada. En cambio, la Administración aplica los principios y técnicas psicológicas referidas a cómo obtener la máxima eficiencia, de los hombres que trabajan en una empresa. Lo que quiere decir que la psicología es una de las disciplinas que el administrador coordina, pues ayuda de tres maneras principales: • a) Ofrece técnicas psicológicas utilizadas en la administración como instrumento o medio de coordinación, Ej. Baterías psicométricas. • b) Analiza aspectos psicológicos de las técnicas de naturaleza administrativa. Ej. El estudio "efecto-halo" en la calificación de trabajadores, supervisores o desarrollo de ejecutivos. • c) Proporciona conocimientos y técnicas psicológicas que ayudan a comprender mejor a los subordinados, motiva, orienta, resuelve problemas, en resumen logra su cooperación. • 6) Administración y Estadística. La Estadística es la disciplina que se ocupa de los métodos y procedimientos desarrollados para recoger, clasificar, resumir, analizar los datos, siempre y cuando la variabilidad e incertidumbre sea una causa intrínseca de los mismos; así como realizar inferencias a partir de ellos, con la finalidad de ayudar a la toma de decisiones y en su caso formular predicciones. De manera general, estudia cómo emplearse la información y que pretende dar una guía de acción en situaciones prácticas que entrañan incertidumbre. Razón por el cual, la Estadística brinda a la Administración toda la información cuantitativa desde el simple registro, hasta la evaluación basada en la información más oportuna y compleja; que permiten extraer conclusiones sólidas y tomar las decisiones más adecuadas. El análisis estadístico, hoy en día, ha llegado hasta el punto de que se relaciona con el presente y con el futuro. A su vez la Administración, con el uso creciente de las estadísticas en las aéreas de recursos humanos, marketing, finanzas y producción, depende en sumo grado de los datos estadísticos para obtener información necesaria sobre los sucesos en las operaciones internas, en los campos más amplios de los negocios y en las actividades económicas para mejorar la planeación y el control y tomar las decisiones administrativas en función a los objetivos. • 7) Administración y Matemática. La Matemática es una ciencia exacta y experimental fundamentado por la observación, la intuición y la lógica; que aplica técnicas, procedimientos y métodos relacionados permanentemente con la vida práctica, la agricultura, la industria, el comercio, la sociología, la psicología, la política, la administración de empresas, la medicina, la biología, la física, la lingüística, la informática , laastronomía y otras disciplinas. Por todo ello, la matemática ha permitido un avance sustancial en la Administración, como ser los relacionados con la toma de decisiones a partir de la fijación de cursos alternativos, su valoración y su consiguiente ayuda, principalmente, en las decisiones empresariales a través de la aplicación de diferentes modelos matemáticos, como ser: la Investigación de Operaciones, la ecuación de la línea recta, entre otras; convirtiéndola a la administración esencialmente en ciencia matemática y cuantitativa. • 8) Administración y Moral. La Moral es una disciplina que brinda reglas y normas supremas a las cuáles debe someterse la actividad humana, con el fin de que el hombre se dirija al logro de la felicidad perfecta, espontánea e ineludiblemente. En cambio, la Administración da reglas que se refieren a la conducta humana en un sector o actividad determinada y con un fin específico: la estructuración y operación de las formas sociales, para lograr la máxima eficiencia posible en esa operación. Por lo tanto, la relación se encuentra establecida, en que ambas disciplinas son de carácter normativo. Mientras que las normas de la moral se refieren a la conducta humana y las de la administración tratan de un solo aspecto de esa conducta y para un fin particular: la máxima eficiencia que se logre en un organismo social o una empresa. • 9) Administración e Ingeniería Industrial. La Ingeniería Industrial es un conjunto de técnicas administrativas, que se usan principalmente para el mejoramiento de los procedimientos, sistemas, métodos, etc. Y que aplicados en una Planta Industrial estrechamente colaborados con los aspectos técnicos de maquinaria y equipo, etc. A partir de la Ingeniería Industrial se logran mejorar notablemente la eficiencia en las actividades operativas y administrativas, por ejemplo: los estudios de tiempos, los movimientos, los controles de calidad y otros. Por lo tanto, la Ingeniería Industrial considera algunas materias propias de la Administración y desde luego los ingenieros al actuar como Jefes necesitan conocer necesariamente las modernas técnicas y procedimientos de la Administración, en mayor o menor grado, según el nivel jerárquico en que se desenvuelvan al interior de una empresa. Ante la actual globalización de los negocios, el desarrollo tecnológico, el gran efecto del cambio y el intenso movimiento en búsqueda de la calidad y productividad, se puede comprobar que en la mayoría de las organizaciones, la diferencia principal y ventaja competitiva, radica en las personas que trabajan en ella y en la administración de la empresa u organización. En lo fundamental, las organizaciones o empresas están constituidas por un conjunto de personas. Desde luego, al hablar de las organizaciones, es necesario hablar de las personas que las representan, que las vivifican y las que le dan la personalidad propia. Cuando las organizaciones son exitosas, tienden a crecer, o como mínimo, a sobrevivir. Por supuesto, el crecimiento exige una mayor complejidad en los recursos necesarios (Naturales, Humanos, Económico-financieros, organizacionales) para ejecutar las operaciones, ya que se aumenta el capital, se incrementan la tecnología, las actividades de apoyo, etc.; además provoca el aumento del numero de personas y genera la necesidad de intensificar la aplicación de los conocimientos, habilidades, destrezas indispensables para mantener la competitividad de los negocios; por ende se garantiza que los recursos materiales, financieros y tecnológicos se utilicen con eficiencia y eficacia, y que las personas representen la diferencia competitiva y comparativa que mantiene y promueve el éxito de una organización o empresa.