Libros de Registro Contable

Índice Introducción 3 Los Libros Contables 4 Libros de Contabilidad de una Empresa 5 Libro Principal 5 Libro Auxiliar 5 Código de Comercio Venezolano y los Libros de Contabilidad 6 Artículo 32 6 Artículo 33 6 Artículo 34 6 Artículo 35 7 Artículo 36 7 Artículo 37 7 Artículo 44 8 Definiciones 8 Libro de Inventario 8 Inventario 8 Estado de Resultado 9 Balance General 9 Libro Diario 10 Libro Mayor 10 Introducción El objeto de la contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos para ayudar a tomar decisiones. Pero no son accesibles al público en general todos los datos contables; normalmente, éste sólo puede conocer la información contenida en ciertos estados financieros o contables, que son las cuentas anuales. Las cuentas anuales muestran los datos culminantes del proceso contable del ejercicio y pueden llegar a manos de quien esté interesado en ello. De ahí que estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios de contabilidad generales, complementados con las normas particulares de valoración existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del resultado de la empresa. El código de comercio indica respecto a los libros de contabilidad que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios, llevarán necesariamente un libro de inventarios y cuentas anuales y otro diario, además las sociedades mercantiles llevarán también un libro de actas. Los Libros Contables Son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado. El Código de Comercio dice q toda Empresa, deberá llevar una contabilidad adecuada a la actividad d su Empresa., que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Los libros obligatorios serán legalizados a posterior, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Todos los libros contables deben ser llevados: • Claridad. • Por orden de fechas. • Sin espacios en blanco ni interpolaciones. • Sin tachaduras ni raspaduras. • Sin abreviaturas difíciles de identificar. • Los valores expresados en Bolívares Fuertes. • No se puede borrar nada para que sea oficial. • Los errores u omisiones contables deben corregirse en el momento en que éstos se adviertan. Los empresarios están obligados a conservar los libros d contabilidad, así como toda la documentación y la correspondencia concernientes a su negocio, durante seis años. Libros de Contabilidad de una Empresa Libro Principal Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros: Libro de Inventarios y Balances Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. Libro Auxiliar Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: • Registro de las operaciones cronológicamente. • Detalle de la actividad realizada. • Registro del valor del movimiento de cada subcuenta Código de Comercio Venezolano y los Libros de Contabilidad Artículo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el deInventarios.Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artículo 33 El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina. Artículo 34 En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién eldeudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Artículo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación. Artículo 36 Se prohíbe a los comerciantes: 1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4º Borrar los asientos o partes de ellos. 5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artículo 37 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artículo 44 Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años. Definiciones Libro de Inventario Es un libro principal, legalizado a foliación simple donde se registran todas las partidas (Cuentas) del Activo y Pasivo, y al final se realiza el Balance de Inventario. Inventario Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y losinventarios en tránsito. Estado de Resultado El estado de resultados, estado de rendimiento económico o estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado financiero es cerrado, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones. Es un documento de obligada creación por parte de las empresas, junto con la memoria y el balance. Consiste en desglosar, los gastos e ingresos en distintas categorías y obtener el resultado, antes y después de impuestos. Balance General El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Es el estado financiero más importante para revisar la situación financiera de una empresa. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto). El balance es un estado de situación financiera y comprende información clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. A su vez cada uno de estos grupos, muestran en detalle distintas cuentas. A su vez la información es ordenada de cuentas o ítems de mayor liquidez a menor liquidez. Libro Diario Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. En este libro se encuentra información como: • La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario. • La descripción del comprobante. • La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta • Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales. Libro Mayor Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. En él se encuentra la siguiente información: • La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa). • El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. • El movimiento débito o crédito de cada cuenta. • Las operaciones mensuales. • Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.